Application gratuite pour noter ses heures de travail : les limites d’utilisateurs comparées en novembre 2026

L’essentiel à retenir : au 9 novembre 2026, l’offre gratuite de Toggl s’arrête à 3 utilisateurs, celles de Clockify et de My Hours à 5. TrackingTime, TimeCamp et Jibble ne plafonnent pas le nombre d’utilisateurs de leur offre gratuite, et Kimai est gratuit quand l’équipe l’héberge elle-même. Pour une équipe de 15 personnes, la première formule payante coûte de 718 $ à 1 620 $ par an chez les trois outils plafonnés.

La recherche d’une application gratuite pour noter ses heures de travail vient souvent d’un salarié qui veut garder une trace de ses journées. Pour un dirigeant ou un responsable d’équipe, l’outil doit servir à toute l’équipe, sans que la gratuité s’arrête à la quatrième ou à la sixième personne, et les heures notées doivent servir, de la facture client au décompte du temps de travail.

Cette page compare les offres gratuites de sept outils selon leur limite d’utilisateurs, relevée le 9 novembre 2026 sur la page tarifs de chaque éditeur, puis chiffre ce que coûte une équipe de 8, 15 ou 25 personnes quand l’offre gratuite ne suffit plus. Elle détaille aussi ce que couvre le plan gratuit de TrackingTime, répond à la question de l’agence et liste ce qu’un relevé d’heures doit contenir. Les prix et les limites changent : chaque chiffre est daté.

Les offres gratuites et leur limite d’utilisateurs au 9 novembre 2026

Le premier critère n’est ni l’ergonomie ni le nombre d’intégrations : c’est le nombre de personnes admises gratuitement. Le tableau reprend ce que chaque éditeur affiche sur sa page tarifs officielle le 9 novembre 2026, avec la première formule payante en facturation annuelle et, entre parenthèses, le prix sans engagement payé au mois.

Toggl, Clockify et My Hours : gratuits pour une petite équipe

Toggl décrit son offre gratuite comme réservée à « a limited number of users », et sa FAQ précise la limite : jusqu’à 3 utilisateurs. Clockify affiche sur sa page tarifs française « Pour un maximum de 5 utilisateurs », et My Hours limite son offre gratuite à 5 utilisateurs actifs. Au-delà, l’espace de travail passe sur une formule payante, facturée pour chaque utilisateur actif.

Ces trois outils restent de bons choix pour un indépendant ou une équipe de trois à cinq personnes. Le seuil devient un sujet dès qu’une agence accueille un alternant ou un indépendant en renfort, avant même que ses besoins aient changé.

TrackingTime, TimeCamp et Jibble : pas de plafond d’utilisateurs

Trois outils hébergés par leur éditeur n’imposent aucune limite d’utilisateurs à leur offre gratuite. La page tarifs de TrackingTime affiche « Illimité » pour les utilisateurs, les tâches, les projets et les clients de l’offre Free. TimeCamp annonce des utilisateurs et des projets illimités dans son offre gratuite, la mention « tâches illimitées » n’apparaissant qu’à partir de Starter. Jibble présente son offre gratuite comme ouverte à un nombre illimité d’utilisateurs ; le 9 novembre 2026, son adresse de tarifs renvoie vers la page d’accueil, où aucun prix de formule payante n’est affiché.

Les trois n’ont pas le même centre de gravité : TrackingTime et TimeCamp rangent le temps par client, projet et tâche, comme travaillent les agences, tandis que Jibble met en avant les heures de présence des salariés et la paie.

Kimai : gratuit si l’équipe l’héberge

Kimai est un logiciel libre, publié sous licence AGPL 3. La version auto-hébergée ne coûte aucune licence, mais l’équipe installe et entretient elle-même le serveur, mises à jour et sauvegardes comprises. La version hébergée par l’éditeur, Kimai Cloud, devient payante après un essai de 30 jours : 2,99 € hors taxes par utilisateur et par mois en facturation annuelle pour l’offre Standard.

Pourquoi les comparatifs se contredisent

Les limites gratuites évoluent plus vite que les comparatifs. Début novembre 2026, plusieurs pages encore citées décrivaient l’offre gratuite de Clockify comme illimitée en utilisateurs, alors que sa page tarifs affiche une limite de 5, et d’autres prêtaient 5 utilisateurs gratuits à Toggl, qui en indique 3. Avant de décider, la seule source fiable reste la page tarifs de l’éditeur, à la date où l’équipe s’inscrit.

Ce que coûte une équipe de 8, 15 ou 25 personnes

Le tableau suivant applique la première formule payante de chaque outil, en facturation annuelle, à trois tailles d’équipe. Pour les outils sans plafond, le coût est nul tant que les fonctions gratuites suffisent ; entre parenthèses figure la première formule payante, pour le jour où l’équipe en a besoin. Les montants sont arrondis au dollar ou à l’euro, sans les taxes éventuelles.

Quand le plafond d’utilisateurs est dépassé

Chez Clockify, My Hours et Toggl, le coût apparaît dès que l’équipe dépasse la limite, même si elle n’utilise aucune fonction payante. Ces formules ajoutent aussi des fonctions, comme les taux facturables ou les exports CSV, mais l’équipe paie alors pour toutes les personnes, y compris celles qui notent seulement leurs heures.

Quand ce sont les fonctions qui manquent

Chez TrackingTime, TimeCamp et Jibble, la gratuité tient quelle que soit la taille de l’équipe : ce sont les besoins qui déclenchent le passage au payant. La validation des feuilles de temps par un responsable en est un bon repère, parce qu’elle arrive souvent avec la facturation ou la paie. Au 9 novembre 2026, elle figure dans l’offre Standard de Clockify (5,49 $ par utilisateur et par mois en facturation annuelle), Pro chez TrackingTime (6,50 $), Pro chez My Hours (8 $), Ultimate chez TimeCamp (9,99 $) et Premium chez Toggl (16 $).

Pour une équipe de 15 personnes, cela représente 988 $ par an chez Clockify, 1 170 $ chez TrackingTime, 1 440 $ chez My Hours, 1 798 $ chez TimeCamp et 2 880 $ chez Toggl. Les formules n’étant pas équivalentes d’un éditeur à l’autre, il faut aussi comparer ce qu’elles incluent par ailleurs : taux, facturation, congés, accès des clients.

Lire une page tarifs sans se tromper

Les prix mis en avant supposent presque toujours un engagement annuel : sans engagement, le prix par utilisateur augmente de 12,5 % à 50 % selon l’outil et la formule. Seuls les utilisateurs actifs sont facturés, chez Clockify comme chez TrackingTime : un membre désactivé ou archivé n’occupe pas de siège.

Ce que couvre le plan gratuit de TrackingTime, et ce qu’il ne couvre pas

Un plan gratuit sans plafond d’utilisateurs n’a d’intérêt que si l’on sait exactement où il s’arrête. Voici ce qu’affiche la page tarifs de TrackingTime le 9 novembre 2026.

Compris dans le plan gratuit

• Le suivi du temps en temps réel, au chronomètre, ou par saisie manuelle, avec des notes sur chaque entrée, des rappels et des notifications automatiques.
• Une structure par client, projet et tâche, sans limite de nombre, avec sous-tâches, estimations de temps, échéances et commentaires sur les tâches.
• Les applications : web, bureau, mobile et extension Chrome, ainsi que les intégrations Microsoft Teams et Slack.
• La vue quotidienne et hebdomadaire des saisies, la gestion des saisies par lot, l’import de saisies de temps et l’arrondi automatique.
• La saisie pour un collègue : ajouter ou corriger les saisies de temps d’un autre membre de l’équipe.
• L’export PDF des feuilles de temps.

Réservé aux formules payantes

• À partir de Starter : la distinction entre heures facturables et non facturables, les exports CSV et Excel, les rapports de projet et les rapports clients, les tableaux de bord, les rapports enregistrés et partagés, l’accès des clients aux rapports, les horaires de travail et les audits du temps.
• À partir de Pro : la validation des feuilles de temps et le blocage des heures, les taux horaires et forfaitaires, la facturation, le suivi des dépenses, les feuilles de pointage des arrivées et des départs, les congés et absences, les champs personnalisés.
• Dans les formules payantes : les forfaits récurrents (retainers) par projet.
• Avec Business : les congés avec acquisition, les observateurs et collaborateurs externes, l’authentification unique et les journaux d’audit.

Autrement dit, le plan gratuit répond à la question « où passe le temps de l’équipe ? ». Dès qu’il faut transformer ces heures en facture, en rapport pour un client, en paie validée ou en décompte d’absences, il faut une formule payante. Le Centre d’aide le dit sans détour : en gratuit, le rapport disponible est la feuille de temps elle-même.

L’essai de 14 jours

Un nouveau compte donne accès pendant 14 jours aux fonctions de Pro, sans carte bancaire. À la fin de l’essai, si aucune carte n’est ajoutée, le compte passe automatiquement au plan gratuit et le suivi du temps continue, sans perte de données. Une équipe peut donc tester la validation ou les rapports clients, puis décider s’ils valent leur prix.

Pour une agence : quel logiciel de suivi du temps gratuit ?

La question revient souvent sous cette forme : quel est le meilleur logiciel de suivi du temps gratuit pour une agence ? Il n’existe pas de réponse unique, mais trois critères tranchent avant tout nom d’outil.

Trois critères propres aux agences

1. Toute l’équipe doit entrer dans l’offre gratuite, salariés, alternants et indépendants réguliers compris. Une agence de huit personnes dépasse déjà les limites gratuites de Toggl, de Clockify et de My Hours.
2. Le temps doit se ranger par client, projet et tâche, parce que c’est ainsi qu’une agence vend, chiffre et facture. Un outil pensé d’abord pour les heures de présence répond à une autre question.
3. Le passage au payant doit suivre les besoins : distinguer le facturable, partager un rapport avec un client, valider les heures avant la facture. Mieux vaut savoir à l’avance à quelle formule, et à quel prix, chacun de ces besoins correspond.

La réponse courte

Pour une agence qui veut que toute l’équipe note son temps par client, projet et tâche sans rien payer, deux offres hébergées conviennent au 9 novembre 2026. TrackingTime n’a de plafond ni d’utilisateurs, ni de projets, ni de clients, ni de tâches ; TimeCamp n’en a pas pour les utilisateurs et les projets, et réserve les tâches illimitées à sa formule Starter. Kimai convient à une agence prête à héberger l’outil elle-même. Jibble répond mieux à une équipe dont la priorité est le temps de présence et la paie.

Les autres critères d’un bon outil, comme les applications mobiles, les intégrations ou le circuit de validation, sont détaillés dans le guide pour choisir une application de feuilles de temps.

Un exemple : une agence de quinze personnes

Prenons une agence de quinze personnes, graphistes, développeurs et chefs de projet, qui note aujourd’hui ses heures dans un tableur partagé. Elle crée ses clients, ses projets et une dizaine de tâches communes dans TrackingTime, puis chacun lance le chronomètre ou saisit son temps à la main, depuis l’ordinateur ou le mobile. Des rappels automatiques invitent chacun à saisir son temps, et le vendredi, la responsable des opérations exporte en PDF les feuilles de temps de la semaine.

Au bout d’un mois, les feuilles de temps se remplissent au fil des journées plutôt qu’en fin de semaine, de mémoire, et chaque heure est rattachée à un client, un projet et une tâche. L’agence n’a rien payé, et n’aurait rien payé à vingt-cinq. Le jour où elle veut des rapports par client et par projet, séparer le facturable du reste ou partager un rapport avec un client par un lien, elle passe à Starter : 810 $ par an pour quinze personnes au tarif annuel du 9 novembre 2026. Pour faire valider les heures avant chaque facture, de la soumission au verrouillage, il lui faudra Pro ; ses forfaits récurrents de maintenance relèvent eux aussi des formules payantes.

TrackingTime, logiciel de suivi du temps conçu pour les agences et les entreprises qui vendent leur temps, propose un plan gratuit ouvert à un nombre illimité d’utilisateurs, de projets et de clients. Pour l’agence de l’exemple, la décision de payer porte donc sur des fonctions précises, jamais sur le nombre de personnes qui notent leur temps.

Pour aller plus loin : voir comment TrackingTime construit les feuilles de temps à partir des heures saisies, du plan gratuit à la validation

Ce qu’un relevé d’heures doit contenir pour être utile

Une application gratuite ne vaut que par ce que l’équipe y saisit. Un relevé utile tient en peu de champs, à condition qu’ils soient remplis le jour même.

Le statut suppose un circuit de validation, payant dans les outils comparés ici. Au plan gratuit, une règle simple s’en approche : chacun relit sa semaine le vendredi, et le responsable exporte le relevé le lundi.

Ce que le Code du travail demande

En France, quand les salariés d’un service ne travaillent pas tous selon le même horaire collectif, l’employeur établit les documents nécessaires au décompte de la durée du travail de chacun (article L3171-2 du Code du travail). L’article D3171-8 en fixe les modalités : chaque jour, l’enregistrement des heures de début et de fin de chaque période de travail ou le relevé du nombre d’heures accomplies ; chaque semaine, le récapitulatif des heures accomplies par chaque salarié. Ces documents restent un an à la disposition de l’inspection du travail (article D3171-16). Les cas particuliers, de l’horaire collectif affiché aux cadres en forfait jours, sont détaillés dans l’article sur le suivi du temps de travail obligatoire.

Un outil de suivi du temps peut produire ce relevé quotidien et ce récapitulatif hebdomadaire, à condition que chacun y note tout son temps de travail, et pas seulement les heures passées sur les projets clients. Quand l’entreprise préfère enregistrer les arrivées, les départs et les pauses, il lui faut une fonction dédiée : chez TrackingTime, les feuilles de pointage font partie de l’offre Pro.

Des équipes nombreuses, salariées ou bénévoles

Plus l’équipe est grande, plus la règle de saisie compte : une saisie quotidienne, une liste courte de tâches communes et un rappel automatique valent mieux qu’un formulaire détaillé. Le raisonnement vaut aussi pour une association qui fait noter leurs heures à des dizaines de bénévoles : un outil sans plafond d’utilisateurs évite de choisir qui saisit, et les heures recueillies servent ensuite à valoriser le bénévolat dans les comptes et les dossiers de subvention. TrackingTime propose par ailleurs, sur demande, une offre spéciale aux organisations associatives et académiques.

Mettre l’équipe en route en une semaine

1. En début de semaine : créer les clients, les projets en cours et une dizaine de tâches communes, puis écrire en trois lignes ce qui se saisit, à quelle fréquence et avec quel niveau de détail.
2. En milieu de semaine : inviter toute l’équipe, indépendants réguliers compris, installer l’application mobile ou l’extension et activer les rappels.
3. Après un mois : regarder ce que les heures montrent (missions sous-estimées, part du temps interne, répartition de la charge) et décider si un besoin justifie une formule payante.

Les chiffres recueillis servent à décider comment l’équipe s’organise : quelles missions chiffrer autrement, quel client revoir au renouvellement, où ajouter du renfort. C’est aussi ce qui fait que l’équipe continue de noter son temps : elle voit à quoi il sert.