Étude de cas : une agence de marketing double sa productivité avec TrackingTime

Avez-vous du mal à respecter les délais, à gérer plusieurs clients et à garder votre équipe alignée ? Vous n’êtes pas seul. Dans cette étude de cas concrète sur une agence de marketing dynamique, découvrez comment une agence en pleine croissance a doublé sa productivité en adoptant un système de suivi du temps plus intelligent.

Découvrez comment TrackingTime les a aidés à gagner en visibilité, optimiser les opérations et se développer efficacement—des enseignements que tout gestionnaire de PME ou propriétaire d’agence peut appliquer.

À propos de l’agence : forte croissance, haute pression, délais serrés

Cette agence de marketing digital évolue dans un environnement hautement compétitif où chaque heure compte. Basée à Toronto, Canada, l’agence dessert des clients dans toute l’Amérique du Nord, offrant des services de SEO, marketing de contenu et médias payants. Avec une équipe petite et agile de 12 personnes, ils gèrent simultanément plusieurs projets clients, chacun avec des délais serrés et des indicateurs de performance (KPIs).

À mesure que la demande pour leurs services augmentait, cette agence a dû faire face à des défis croissants en matière de coordination de l’équipe, de gestion du temps et de rapports clients. La direction avait besoin d’une méthode évolutive pour enregistrer le temps, mesurer la performance et maintenir la qualité sans surcharger l’équipe.

Le défi : outils déconnectés et manque de visibilité

Avant TrackingTime, l’agence dépendait de feuilles de calcul et de mises à jour par e-mail pour gérer les charges de travail. Cela a créé un système fragmenté sans informations en temps réel sur qui faisait quoi ni combien de temps cela prenait. Les calendriers des projets accusaient des retards. Le sur-service est devenu courant. Et les réunions internes se transformaient en conjectures plutôt qu’en planification stratégique.

Le plus important est que, selon les normes des agences de marketing, ils n’avaient aucune visibilité sur le temps facturable par rapport au temps non facturable. En conséquence, ils perdaient des revenus et sous-estimaient les coûts des projets, ce qui affectait directement la rentabilité et le moral de l’équipe.

« Les agences perdent jusqu’à 30 % de leurs revenus à cause d’heures facturables non enregistrées. » – Harvard Business Review

La solution : implémentation de TrackingTime au sein de toute l’équipe

À la recherche d’une solution de suivi du temps fiable et facile à utiliser, l’agence a choisi TrackingTime. Ils ont sélectionné la plateforme pour son design intuitif, ses intégrations parfaites avec Asana et Slack, et ses tableaux de bord de projets personnalisables qui s’adaptent à leur flux de travail basé sur les campagnes.

Sa mise en place au sein de toute l’équipe a été simple. Chaque département—contenu, PPC, design et gestion de comptes—a rapidement adopté l’outil. Dans le domaine des agences de marketing, le suivi du temps en temps réel, la vue en tableau et les fonctionnalités de rapports automatisés de TrackingTime sont devenus des éléments centraux des opérations quotidiennes.

Comment utiliser TrackingTime dans une agence de marketing

Implémenter TrackingTime n’est pas seulement facile, mais s’adapte également parfaitement à la façon dont les agences de marketing travaillent. Que votre équipe gère des campagnes SEO, des calendriers de contenu, des comptes PPC ou des appels stratégiques avec les clients, ce cadre vous aidera à suivre le temps efficacement et à tirer le meilleur parti de chaque heure.

1. Créer un projet pour chaque client ou campagne
2. Attribuer des tâches aux membres de l’équipe et les regrouper par livrable (par exemple, articles de blog, créations publicitaires, rapports)
3. Définir des tâches facturables et non facturables pour distinguer les activités
4. Encourager les membres de l’équipe à adopter l’habitude de suivre le temps
5. Visualiser les charges de travail à l’aide du tableau de bord
6. Générer des rapports de temps hebdomadaires ou mensuels par client ou catégorie de service
7. Comparer le temps enregistré aux budgets des projets pour optimiser les périmètres et les tarifs futurs

Les résultats : doubler la productivité et reprendre le contrôle

Après trois mois d’utilisation de TrackingTime, l’agence a constaté une amélioration 2x de la productivité. Les membres de l’équipe marketing ont réalisé plus de tâches en moins de temps, grâce à la clarté et à la structure offertes par les tableaux de bord des projets. Le suivi en temps réel a éliminé l’incertitude et les rapports automatisés ont permis de gagner des heures de travail administratif chaque semaine.

La communication avec les clients s’est également améliorée. Au sein de l’agence, des rapports précis pouvaient montrer aux clients exactement comment le temps était utilisé, renforçant ainsi la transparence et la confiance. En interne, les responsables ont utilisé les données de TrackingTime pour allouer les ressources plus efficacement et prévenir l’épuisement.

Dans les bureaux de Toronto, Vancouver et avec des membres d’équipe à distance en Amérique latine, l’agence a unifié ses opérations et s’est développée sans stress.

Principaux enseignements pour les propriétaires et gestionnaires de PME

Cette étude de cas illustre une vérité simple : lorsque vous contrôlez votre temps, vous contrôlez vos résultats. Pour les PME et agences gérant de multiples éléments en mouvement, mettre en place la bonne stratégie de suivi du temps peut augmenter considérablement l’efficacité et améliorer les marges.

• Évaluez vos méthodes actuelles de suivi du temps : ne comptez pas sur la mémoire ou sur des feuilles de calcul
• Choisissez un outil qui s’intègre à votre flux de travail (gestion de projet, messagerie, etc.)
• Utilisez des tableaux de bord pour créer de la responsabilité et de la visibilité au sein de votre équipe
• Analysez les rapports de temps pour optimiser la tarification, l’affectation du personnel et les relations clients
• Commencez petit, puis étendez l’adoption à toute l’entreprise

Prêt à améliorer la productivité de votre équipe ?

Si vous recherchez une manière éprouvée d’améliorer la performance de votre équipe, commencez par TrackingTime. Cet exemple concret d’une agence de marketing montre comment même une petite équipe peut obtenir des résultats énormes avec le bon système. TrackingTime offre tous les outils dont votre entreprise a besoin pour enregistrer, analyser et optimiser votre ressource la plus précieuse—le temps.

• Tableaux de bord personnalisés pour les projets et les clients
• Suivi du temps précis et en temps réel
• Visibilité et responsabilité au sein de toute l’équipe
• Rapports automatisés pour les clients
• Intégrations avec vos outils préférés