Priorisation des tâches : comment choisir la méthode qui vous convient

Lorsqu’il s’agit de priorisation des tâches, il existe de nombreuses méthodes et outils qui peuvent vous être utiles. Cependant, face à cette multitude d’options, il n’est pas toujours facile de savoir lequel choisir et comment l’utiliser au mieux.

Dans cet article, nous vous présenterons les techniques, modèles et outils les plus flexibles, nous vous expliquerons comment les mettre en pratique et nous détaillerons les critères de chacun pour vous aider à choisir celui qui vous convient le mieux.

La matrice d’eisenhower

La Matrice d’Eisenhower présente plusieurs avantages, ce qui en fait un outil efficace pour la priorisation des tâches. En classant les tâches selon leur urgence et leur importance, elle permet de se concentrer sur ce qui compte vraiment.

Cette méthode permet de classer les tâches en quatre catégories.

De plus, elle facilite la gestion du temps en incitant à planifier les tâches importantes mais non urgentes, afin d’éviter qu’elles ne deviennent des urgences de dernière minute.

Cependant, cette méthode a quelques limites. Elle peut simplifier à l’excès des tâches complexes qui ne rentrent pas clairement dans une catégorie, rendant la priorisation plus difficile.

De plus, sa structure rigide peut ne pas être suffisamment flexible dans des environnements où l’urgence et l’importance peuvent changer rapidement.

Combinaison des méthodes ABCDE et Kanban

Si vous n’êtes pas fan des matrices ou si vous avez besoin de plus de quatre catégories pour prioriser vos tâches, la méthode ABCDE peut être une bonne solution. Dans cette méthode, chaque tâche se voit attribuer une lettre :

• A : Critique – À faire immédiatement, avec des conséquences graves si elle n’est pas accomplie.
• B : Important – À faire, mais moins urgent que « A ».
• C : Agréable à faire – Pas de conséquences majeures si cela est reporté.
• D : Déléguer – À confier à quelqu’un d’autre.
• E : Éliminer – À remettre en question : est-ce vraiment nécessaire ?

La principale différence avec la matrice d’Eisenhower réside dans la lettre “E”, qui vous incite à évaluer si une tâche mérite vraiment d’être effectuée, et dans la lettre “D” pour déléguer. Cela peut être particulièrement utile lorsque vous travaillez avec d’autres personnes ou que vous devez les gérer.

Pour améliorer encore votre gestion des tâches, vous pouvez combiner cette méthode avec la priorisation Kanban, qui divise les tâches en catégories telles que :

• À faire – Tâches à accomplir
• En cours – Tâches actuellement en travail
• Terminé – Tâches achevées

Un excellent outil pour visualiser ce processus est Trello, où vous pouvez facilement attribuer les tâches marquées “D” à un autre membre de l’équipe.

Principe de Pareto (Règle des 80/20)

Nous savons tous combien il peut être stressant d’avoir une longue liste de tâches à accomplir. Même si l’on commence par une tâche, il est souvent difficile de rester concentré, car l’on se préoccupe de finir toute la liste.

Contrairement aux méthodes précédentes, le principe de Pareto propose de penser différemment et de se concentrer sur les 20 % des tâches qui produiront 80 % des résultats. L’idée est de concentrer vos efforts sur ces 20 % de tâches essentielles, en laissant de côté le reste. Au final, vous pouvez être sûr d’avoir été productif, sans vous inquiéter des tâches moins importantes.

Cette approche est utile car elle aide à se focaliser sur les tâches les plus impactantes. Toutefois, elle présente des limites. Elle peut parfois simplifier à l’excès des situations complexes, car toutes les tâches ne se répartissent pas toujours de manière aussi nette selon la règle des 80/20. De plus, elle peut entraîner la négligence des tâches plus petites, mais néanmoins importantes.

Un concept similaire est utilisé dans la Matrice Valeur vs Effort, où les tâches sont évaluées en fonction de leur valeur potentielle par rapport à l’effort requis. L’idée est de prioriser d’abord les tâches à fort impact et faible effort.

Comment gérer les 80 % de tâches restantes ?

Si vous vous demandez comment gérer les 80 % de tâches restantes, vous pouvez essayer une technique appelée time blocking. Il s’agit de réserver des créneaux horaires spécifiques pour différentes tâches ou catégories de tâches, afin de vous assurer que chaque tâche reçoive l’attention nécessaire, tout en évitant de passer trop de temps sur celles qui sont moins importantes.

Une autre méthode similaire est le time boxing, où vous définissez un temps limité pour travailler sur une tâche ou un projet spécifique. Une fois ce temps écoulé, vous arrêtez de travailler sur cette tâche, qu’elle soit terminée ou non. Cela permet de se concentrer sur l’avancement plutôt que sur la perfection.

Pour avoir une vue d’ensemble du temps passé sur chaque tâche, vous pouvez utiliser des outils de suivi du temps.

La méthode RICE

Si vous préférez prioriser vos tâches en utilisant des notes et en travaillant avec des chiffres plutôt qu’avec des descriptions, cette méthode est faite pour vous.

Avec la méthode RICE, vous évaluez les projets ou les tâches selon quatre critères : Portée (Reach), Impact, Confiance (Confidence) et Effort. Commencez par attribuer des valeurs à chaque critère, puis calculez le score RICE avec la formule suivante :

Les tâches ayant les scores les plus élevés sont celles à traiter en priorité. Voici comment cela fonctionne :

• Portée : Estimez combien de personnes ou de clients seront affectés par la tâche dans un délai donné.
• Impact : Évaluez les bénéfices ou les changements apportés par la tâche, généralement sur une échelle de 1 à 3 (3 étant un impact élevé).
• Confiance : Évaluez votre certitude quant à vos estimations pour la portée et l’impact (de 0 à 100%).
• Effort : Estimez le temps ou les ressources nécessaires pour accomplir la tâche, généralement exprimé en « personnes-mois ».

Comment choisir quelle tâche commencer lorsqu’elles ont toutes la même priorité ?

Une fois que vous avez choisi votre méthode et priorisé vos tâches, il se peut que vous ayez plusieurs tâches urgentes à traiter. Comment savoir par où commencer ?

Voici quelques astuces pour vous aider à faire votre choix :

1. Manger le crapaud

D’après le livre de Brian Tracy, cette méthode consiste à commencer par la tâche la plus difficile ou la plus importante (le « crapaud ») dès le matin pour éviter la procrastination. Le terme « crapaud » est une métaphore pour désigner la tâche la plus difficile ou la plus désagréable à accomplir. Tracy a choisi cette métaphore parce que, comme on dit,

« Si vous mangez un crapaud vivant le matin, rien de pire ne pourra vous arriver le reste de la journée. »

En d’autres termes, en vous attaquant à votre tâche la plus difficile (« le crapaud ») dès le matin, vous éliminez la procrastination et vous rendez le reste de votre journée plus facile et plus agréable. Commencez donc par la tâche la plus complexe parmi les urgentes.

2. Premier arrivé, premier servi (FIFO)

Les tâches sont traitées dans l’ordre dans lequel elles arrivent. Cette méthode n’est pas applicable dans tous les secteurs, mais elle est courante dans les services clients ou les rôles de support, où les demandes sont traitées équitablement dans l’ordre où elles sont reçues.

Quelle méthode choisir ?

Choisir la bonne méthode pour prioriser vos tâches dépend de plusieurs facteurs : la nature de votre travail, vos préférences personnelles et les défis spécifiques auxquels vous faites face.
Voici un résumé des points abordés dans cet article pour vous aider :

• Si vos tâches sont simples et faciles à classer, ou si vous avez du mal à différencier l’urgent de l’important, la Matrice d’Eisenhower est un excellent choix.
• Pour des tâches complexes avec de nombreuses variables, nous vous recommandons la méthode du RICE Scoring.
• Enfin, si la procrastination est votre principal obstacle, commencez votre journée en « mangeant le crapaud » : attaquez-vous directement à la tâche la plus difficile.