Logiciel de rentabilité de projet pour tout contrat

Voyez si un projet est
rentable tant qu’il
est encore temps de corriger le tir.

TrackingTime offre aux agences une visibilité sur les heures de retainer, les coûts de projet et les dépenses tant que le projet est en cours.

Commencer gratuitement

Un moment bien connu du travail en agence : un retainer dépasse son enveloppe sans que personne ne s’en aperçoive avant la clôture du mois, un projet au forfait paraît sain jusqu’à ce que quelqu’un additionne enfin toutes les heures, ou une dépense reste non saisie pendant des semaines avant d’apparaître, sans explication, sur la facture du client. Chacun de ces problèmes n’apparaît qu’après coup, quand les chiffres sont déjà figés.

TrackingTime repère les angles morts tant que le projet est ouvert, avant qu’ils ne se transforment en marge perdue.

Sans bricolage · De vrais retainers

Voyez précisément ce que chaque retainer a livré, projet par projet.

Définissez les conditions du retainer, suivez la consommation au fil du travail, renouvelez sur la base de données réelles.

Configure the hour or budget block for each client on a monthly, quarterly, or custom cycle

Définir les conditions du retainer

Configurez l’enveloppe d’heures ou de budget de chaque client sur un cycle mensuel, trimestriel ou personnalisé, selon l’accord, et ajustez-la dès que le périmètre change.

Every logged hour moves the numbers in real time

Suivre la consommation

Chaque heure saisie fait bouger les chiffres en temps réel : l’équipe sait toujours où en est un retainer, jusqu’au renouvellement.

Walk into every renewal with a complete record of what was delivered, how the block was used, and where the conversation with the client should start

Renouveler sur preuves

Abordez chaque renouvellement avec un relevé complet de ce qui a été livré, de l’usage de l’enveloppe et du point de départ de la discussion avec le client.

Cycle de vie du retainer

Le retainer de chaque client comporte trois points de risque, visibles à l’avance.

Il reste assez de temps pour agir sur chacun, ajuster le périmètre, changer les priorités ou aborder le renouvellement avec des preuves, avant qu’il ne soit trop tard.

01 / Dépassement

The overrun gets caught with enough runway to still do something about it.

Quatre-vingt-dix pour cent de l’enveloppe est consommé et la moitié de la période reste à courir.

  • Le chef de projet a le temps de parler au client avant que les heures ne s’épuisent.
  • L’équipe ajuste le périmètre volontairement, avant que les chiffres n’imposent la décision.
Le dépassement est détecté avec assez de marge pour encore agir.

02 / Sous-utilisation

A client who feels the full value of what they paid for renews without hesitation.

L’enveloppe est à 40 % et la période touche à sa fin.

  • L’équipe priorise les livrables que le client remarquera vraiment.
  • L’enveloppe est utilisée, au lieu d’expirer en silence.
Un client qui perçoit toute la valeur de ce qu’il a payé renouvelle sans hésiter.

03 / Renouvellement

Renewals get negotiated with real evidence behind every number.

La période se clôture et la discussion de renouvellement va commencer.

  • Heures, projets et tâches sont tous comptabilisés.
  • La discussion s’ouvre avec de vrais chiffres sur la table.
Les renouvellements se négocient avec de vraies preuves derrière chaque chiffre.
découvrir comment ça marche

En pratique : Huit clients en retainer mensuel, suivis dans un seul espace de travail. Avant, les dépassements apparaissaient en fin de mois, environ deux fois en moyenne. Après le premier mois de suivi des retainers : zéro dépassement et deux échanges proactifs avec des clients pour ajuster l’enveloppe avant qu’elle ne soit épuisée.

Repérez le prochain dépassement avant qu’il n’arrive.

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transparence client

Les clients voient la consommation du retainer en temps réel.

Un lien, mis à jour automatiquement, sans compte ni réunion de suivi.

Moins de litiges de facturation

Le client suit les mêmes chiffres de consommation pendant toute la période : la facture ne fait que confirmer ce qu’il a déjà vu.

Plus de confiance au renouvellement

Le client peut désigner précisément ce que l’enveloppe a livré au moment de renouveler, preuves à l’appui.

Moins de questions en cours de période

Le client consulte l’avancement à son rythme, depuis le lien partagé, dès qu’une question se pose.

Coûts & marge

Le coût réel d’un projet, visible avant sa clôture.

Chaque heure porte deux chiffres : le taux auquel elle est facturée et ce qu’elle coûte réellement. L’écart entre les deux est votre marge, mise à jour à mesure que le travail est saisi, quel que soit le contrat.

01

Les taux indiquent ce que vous facturez pour le travail réalisé.

Les taux peuvent être définis par projet, par tâche ou par personne. Un travail spécialisé se facture à son propre taux, sans projet distinct.

02

Les coûts indiquent ce que l’entreprise dépense.

Salaires et frais généraux sont intégrés à chaque heure, de sorte que les coûts se mettent à jour à mesure que le travail est saisi. Même un mois chargé révèle sa vraie marge.

03

La marge indique ce qui reste après les coûts.

La marge compare ce qu’un projet facture à ce que le travail coûte, et se met à jour à chaque heure saisie. De quoi bien chiffrer le prochain projet.

modes de facturation

Forfait, taux horaire ou retainer, suivis de la même façon.

Chaque projet suit l’un de trois modèles. Chacun suit un chiffre différent, mais le mécanisme sous-jacent est le même.

Forfait

  • Suivi en temps réel par rapport au montant convenu pendant le projet.
  • Les dépassements apparaissent assez tôt pour corriger le périmètre avant que la marge ne disparaisse.
  • Visible tant qu’il est encore temps de protéger la marge.

Taux horaire

  • Saisi et suivi dès que l’heure est travaillée.
  • Prêt à facturer dès la clôture de la période.
  • Un relevé clair et vérifiable avant l’envoi de la facture.

Contrat retainer

  • Suit les heures ou le budget par rapport à l’enveloppe convenue.
  • Les dépassements comme les enveloppes qui avancent lentement apparaissent tôt.
  • Assez de temps pour agir avant la clôture de la période et le renouvellement de l’enveloppe.

En pratique : Un studio de design avec cinq projets au forfait a vérifié ses chiffres après avoir ajouté les coûts de licences et de sous-traitants. La marge attendue était de 30 pour cent. La marge réelle : 12. Cela a changé la façon de chiffrer les projets suivants.

dépenses

Gardez les dépenses à côté des heures saisies.

Chaque dépense est juste à côté des heures : le coût réel du projet cesse d’être une estimation.

Saisir les dépenses

Enregistrez chaque dépense sur son projet avant qu’elle ne devienne une approximation de dossier de reçus.

Dépenses facturables

Chaque dépense est étiquetée facturable ou non dès la saisie, donc déjà prise en compte à la facturation.

Dépenses avec les heures

Les dépenses arrivent dans le même rapport de marge que les heures, tant qu’il est temps de connaître le coût réel.

Facturation

Les factures se préparent toutes seules pendant le projet.

Les heures validées et les dépenses facturables deviennent automatiquement un brouillon, construit à partir de chiffres déjà vus pendant le projet.

Brouillon automatique

Les heures validées et les dépenses facturables de la période se regroupent d’elles-mêmes à la clôture.

Traçabilité totale

Chaque chiffre remonte à une heure ou une dépense saisie, vérifiée bien avant l’envoi de la facture.

Exports propres

Prêts à importer dans votre système de facturation ou de comptabilité, sans mise en forme.

En pratique : Une agence qui saisissait les coûts de sous-traitants et de logiciels sur chaque projet a constaté des coûts réels supérieurs de 15 à 20 pour cent à ce que suggéraient les seuls taux. Ces mêmes dépenses saisies deviennent automatiquement des brouillons de facture en fin de mois, et la clôture comptable est passée de deux jours à deux heures.

le bénéfice

Voici à quoi ressemble un contrôle complet de la rentabilité.

Ce qui change quand retainers, dépenses et heures partagent les mêmes chiffres.

Aucune surprise de dépassement.

La consommation est visible avant l’épuisement de l’enveloppe, avec le temps d’ajuster le périmètre ou d’en parler au client.

Aucune dépense oubliée.

Les coûts facturables sont saisis au fil de l’eau, rien n’est oublié sur la facture.

Une marge visible en temps réel.

Coûts et revenus se mettent à jour pendant le projet, pas seulement après sa clôture.

Des renouvellements appuyés sur les données.

L’historique réel de consommation remplace les estimations au moment de renouveler ou de négocier.

pour qui ?

Des clients différents, des conditions différentes, la même vue de la marge.

Forfait, taux horaire, retainer. Beaucoup d’entreprises en gèrent plusieurs en même temps, parfois avec le même client.

Agences avec plusieurs retainers mensuels.

Plusieurs clients à la fois, un seul tableau de bord plutôt que chaque enveloppe à la main.

Par exemple, une agence a regroupé douze retainers dans un seul espace et clos son premier mois sans surprise au renouvellement.

Cabinets de conseil à heures fixes.

Risque constant de dépassement sur les longs projets, repéré par une alerte avant l’épuisement de l’enveloppe.

Un cabinet a repéré une enveloppe qui s’emballait avec des semaines d’avance et a terminé sous le budget.

Entreprises à modèle contractuel mixte.

Forfait, taux horaire et retainer dans le même espace : la marge reste visible quel que soit le mode de facturation.

Une agence créative avec les trois modèles a vu dans le même tableau de bord un dépassement sur l’un et un retainer sous-utilisé sur un autre.

INTÉGRATIONS

Suivez le temps là où votre équipe travaille déjà

TrackingTime vit là où le travail se fait. Ajoutez un minuteur à Asana, Jira, Notion, Monday, ClickUp, Microsoft Teams, Slack et plus de 60 autres outils — votre équipe suit son temps sans changer d’onglet.

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Des réponses claires à ce que les équipes veulent savoir avant de commencer.

Offres, retainers, dépenses et comment tout devient une facture.

TrackingTime compare ce qu’un projet facture à ce qu’il coûte réellement au fil du travail. Pour le forfait et le retainer, cette comparaison signale un dépassement tant qu’il est encore temps d’ajuster le périmètre ou d’en parler au client.

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