Suivi du temps pour services

Suivez chaque heure facturable.
Structurée, validée et
prête à facturer.

TrackingTime aide les cabinets d’avocats, les agences d’architecture et les cabinets comptables à bâtir un relevé de temps qui résiste face aux clients, aux associés et aux contrôles de facturation, sans alourdir le travail de ceux qui doivent le saisir.

Commencer gratuitement

Les cabinets facturent 36 des 48 heures travaillées par semaine

L’administratif mange un quart de la journée en cabinet

Marges du secteur des services professionnels : 9,8 %

LE PROBLÈME

Votre cabinet facture moins que ce que votre équipe a réellement travaillé.

Un professionnel travaille neuf heures un mardi. La feuille de temps en affiche sept le vendredi. Cet écart par personne, à l’échelle du cabinet et du mois, est un revenu déjà gagné et jamais facturé.

Unreliable records

Des relevés peu fiables.

Le temps saisi de mémoire en fin de semaine est incomplet. Plus la saisie s'éloigne du travail, plus on perd de détails. Des heures ne sont pas enregistrées parce que la saisie intervient trop tard.

Disputed hours

Des heures contestées.

Une entrée de temps sans dossier, sans description ni type de travail ne passe pas un contrôle de facturation. Les clients vérifient les factures ligne par ligne et rejettent les entrées qu'ils ne peuvent pas situer. Les relevés doivent être assez précis pour défendre la facturation.

Billing errors

Des erreurs de facturation.

Les validations sur tableur ne laissent ni piste d'audit, ni relevé verrouillé, ni export propre. Chaque cycle de facturation démarre par un rapprochement. La facture reflète ce que quelqu'un a assemblé en fin de mois, pas ce qui a été validé.

Ce que les cabinets de services doivent suivre

Six éléments dont votre facturation dépend.

Saisir des heures n’est qu’un point de départ. Ce qui les rend facturables, c’est l’attribution, le contexte et un relevé structuré pour résister à un contrôle de facturation.

Temps par client et par dossier.

Chaque heure a besoin d’une place : le bon client, le bon dossier ou la bonne mission. L’attribution au niveau du dossier dès la saisie fait de la facturation un export, et non un exercice de rapprochement.

Taux de facturation par rôle et ancienneté.

Un associé senior et un collaborateur junior travaillent sur le même dossier à des taux différents. Suivre qui a fait le travail, et pas seulement qu’il a été fait, rend l’application des taux exacte et automatique.

Contexte obligatoire à la saisie.

Une heure saisie sans description, type de travail ou référence de dossier est incomplète pour la facturation. Le contexte qui rend une entrée défendable doit être capturé au moment de la saisie, pas reconstitué après coup.

Estimé vs réel par phase.

Pour les missions au forfait, la question de la marge se pose en heures saisies face au budget de la phase. Le suivi par phase transforme un forfait en engagement mesurable, avec une alerte précoce quand la consommation devance le calendrier.

Temps facturable vs non facturable.

Les réunions internes, le développement commercial et l’administration du cabinet consomment de la capacité qui n’atteint jamais une facture. Séparer le temps facturable du non facturable montre où vont réellement les heures du cabinet au-delà du travail client.

Statut de validation et de facturation.

Des heures qui existent sans avoir été relues ni validées ne peuvent pas clôturer proprement un cycle de facturation. Savoir quelles entrées sont en attente, soumises ou validées (par personne et par période) rend la facturation prévisible et vérifiable.

Relevés de temps

Tenez des relevés de temps que votre cabinet peut assumer.

Aucun trou à la saisie

Définissez des champs obligatoires au niveau du projet. Chaque entrée de votre équipe comprend le dossier, le type de service et le taux, renseignés au moment du travail et non reconstitués des jours plus tard.

Validé et scellé

Les associés et responsables valident les entrées avant l'ouverture de la facturation. Une fois validés, les relevés sont verrouillés. Aucune modification, aucun changement rétroactif.

Une piste qui tient

Chaque entrée dispose d'une piste d'audit complète : qui l'a saisie, quand, et qui l'a validée. Si un client conteste une ligne, le cabinet dispose d'un relevé horodaté et inaltéré pour la défendre.

Comment TrackingTime s’intègre au workflow de votre cabinet.

Aucun changement de processus requis. Configurez une fois la structure clients et dossiers, définissez les champs obligatoires et les taux de facturation, et laissez l’équipe saisir son temps depuis les outils qu’elle utilise déjà.

Structurer clients et dossiers

Créez la hiérarchie clients et dossiers dans TrackingTime, puis ajoutez types de service ou phases, estimations de temps et affectations d’équipe. Chaque heure suivie est automatiquement attribuée au bon client et au bon dossier, si bien que les données de temps sont prêtes à facturer dès la première entrée.

Définir champs obligatoires et taux de facturation

Définissez les champs que chaque entrée de temps doit comporter avant d’être enregistrée : client, dossier, description ou type de travail. Ajoutez des taux de facturation par utilisateur, projet ou tâche. Les règles et les taux s’appliquent automatiquement à chaque entrée dès que l’équipe commence à saisir.

Suivre avec le bon contexte

Donnez à chaque rôle la méthode de saisie adaptée à sa façon de travailler : application web, application mobile, extension de navigateur ou suggestions AutoTrack. Le temps est saisi au plus près du travail, avec des champs obligatoires imposés au moment de la saisie et non reconstitués après coup.

Relire, valider et clôturer les cycles

Les associés relisent les entrées soumises par personne et par période, valident ou rejettent en bloc et commentent tout ce qui doit être corrigé. Les entrées validées sont verrouillées et exportées sous forme d’un jeu de données structuré et prêt à facturer, sans rapprochement manuel pour le coordinateur de facturation.

Conçu pour les cabinets d’avocats, les agences d’architecture, les cabinets comptables et autres cabinets de services professionnels qui ont besoin de relevés de temps dignes d’une facturation sur chaque dossier, phase et mission. Convient aux indépendants.

AVANT ET APRÈS

Heures reconstituées vs entrées documentées.

Voyez comment les cabinets d’avocats, les agences d’architecture et les cabinets comptables passent de relevés de temps incomplets et rétroactifs à des relevés structurés qui arrivent en facturation déjà attribués, validés et prêts à facturer.

Avant TrackingTime

  • Les heures sont collectées en fin de semaine via des rappels par e-mail et des relances manuelles.
  • Les entrées sont saisies sans référence de dossier, sans description ni type de travail.
  • Le coordinateur de facturation passe des jours à recouper les entrées avant de pouvoir clôturer le cycle de facturation.
  • Les associés relisent le temps dans des tableurs, sans piste d'audit ni relevé verrouillé.
  • Les factures partent en retard, avec des entrées que le cabinet ne peut pas défendre si un client les conteste.

Après TrackingTime

  • Les champs obligatoires garantissent que chaque entrée comporte dossier, description et type de travail au moment de la saisie.
  • Les taux de facturation s'appliquent automatiquement par rôle, projet ou type de service.
  • Les associés relisent et valident les entrées en bloc, avec des commentaires sur tout ce qui doit être corrigé.
  • Les entrées validées sont verrouillées avec une piste d'audit complète et horodatée.
  • Le coordinateur de facturation exporte en un clic un jeu de données propre et structuré, sans rapprochement manuel.

Opérations de facturation

Conçu autour du cycle de facturation.

De la première entrée de temps à la facture finale, TrackingTime s’intègre au workflow de facturation que les cabinets de services professionnels suivent déjà. L’équipe saisit son temps avec le contexte requis depuis n’importe quel appareil, tandis que les associés et les coordinateurs de facturation restent alignés en temps réel sur la consommation des dossiers, le statut de validation et les taux.

Des taux de facturation qui s'appliquent automatiquement.

Les taux se définissent à trois niveaux : par utilisateur (taux par défaut de la personne), par projet (taux propre au dossier ou à la mission) et par tâche (taux du type de service). Le niveau le plus précis l’emporte. Quand un taux change, les entrées antérieures restent au taux en vigueur lors du travail. Aucun calcul manuel au moment de facturer.

Des rapports clients sans rituel d'export.

Partagez avec les clients un lien de rapport en direct montrant les heures par dossier, phase ou type de service pour la période de facturation. Le client voit ce que le cabinet décide de partager, sans accès aux taux internes, aux autres dossiers ni aux autres clients. Les litiges diminuent quand les données sont visibles avant l’arrivée de la facture.

Des offres qui évoluent avec le cabinet.

La plupart des cabinets de services professionnels démarrent avec Pro pour les taux de facturation, la facturation et les règles de temps. Quand les workflows de validation, le suivi des dépenses et la visibilité restreinte des projets entrent dans le processus de facturation, Pro Plus ajoute les contrôles nécessaires pour gérer un cabinet en croissance sans alourdir l’administratif.

pour qui

Des équipes de tous secteurs utilisent TrackingTime.

Les agences et cabinets de conseil à plus forte croissance connaissent leur économie unitaire sur le bout des doigts. Le suivi du temps leur permet de valider que cette croissance est rentable, et pas seulement chargée.

FAQ

Des réponses directes à ce que les cabinets de services professionnels doivent savoir.

Taux de facturation, relevés de temps, validations, rapports clients et mise en place.

Oui. TrackingTime applique les taux à trois niveaux : par utilisateur (taux par défaut de la personne), par projet (taux propre au dossier ou à la mission) et par tâche (taux du type de service). Le niveau le plus précis l’emporte automatiquement. Un associé senior sur un dossier général reçoit son taux d’utilisateur ; s’il travaille sur une tâche à un autre taux, TrackingTime applique ce taux à ces entrées.

Suivi du temps pour services professionnels

Veillez à ce que chaque heure travaillée soit facturée et comptabilisée.

Pas d’entrées reconstituées. Pas de trous de validation.
Pas de litiges de facturation au moment de la facture.

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